Главная » Ваш юрист » Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).


Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Женщина

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.
Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».

1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки

Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.

Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Сроки административного задержания инструкция по содержанию

Административное правонарушение: общая информация Административное правонарушение – это нарушение, вследствие чего физическое или юридическое лицо несет ответственность за свои неправомерные действия относительно других лиц. На сегодняшний день подразделяются два понятия, ...

Какая пенсия у инвалида 2 группы порядок расчета

Сегодня количество инвалидов в России одно из самых низких в Европе, но многие эксперты считают, эту цифру заниженной из-за системы получения статуса инвалида, а не результатом объективных причин. В России ...

Судебная практика признания брачного договора недействительным

Содержание Основы порядка прекращения действия документа Оспаривание сделки Судебная практика признания брачного договора недействительным возможна при неправильном его составлении Признание брачного договора недействительным осуществляется в порядке судебного разбирательства наравне с ...

До какого часу можно шуметь в квартире полезные советы

Закон о тишине номером 52 ФЗ от 11 ноября 2012 года содержит: Раздел, в котором четко разграничиваются допустимые уровни шума в ночное и дневное время, а также допустимые временные границы. ...

Сроки выплаты декретных нюансы получения

Состояние будущей матери вполне можно назвать парадоксальным. С одной стороны, масса позитивных эмоций от осознания факта зарождения и развития в ней жизни, а с другой – огромное количество хлопот и ...

Где и как выписать умершего человека из квартиры?

Люди, к сожалению смертны, иногда внезапно смертны, как говорил один из героев Михаила Афанасьевича Булгакова в нетленном роман Мастер и Маргарита&. Поэтому, иногда перед родственниками встает вопрос как выписать умершего ...

Карта аттестации рабочего места по условиям труда основные этапы проведения

Что представляет собой карта аттестации рабочих мест по условиям труда Карта аттестации рабочих мест составляется изначально, перед тем, как работник приступает непосредственно к выполнению своих обязанностей. Как известно, по специфике ...

Как сдать квартиру в аренду самостоятельно этапы сдачи

Самые недоверчивые из владельцев арендодателей предпочитают не полагаться на профессиональных риелторов и сдавать квартиры самостоятельно. На самом деле, для того, чтобы самому сдать квартиру необходимо усвоить несколько поэтапных действий, которые нужны ...

Штраф за пересечение двойной сплошной полезные советы

Согласно ПДД, двойная сплошная линия представляет собой 2 параллельные друг другу, не прерывистые линии белого цвета, разделяющие дорожное полотно на полосы противоположных направлений. Отличается от одинарной тем, что применяется на ...

Как вывезти ребенка за границу: отдых, лечение, спорт

Нужно ли получить согласие второго родителя для выезда ребенка за границу, если второй родитель сопровождает его в этой поездке? В нашей статье мы ответим на этот вопрос, а также расскажем ...

Начисление льготной пенсии медработникам условия, возраст и сумма

Медицинские работники, которые осуществляли свою деятельность в городе 30 лет или сельской местности 25 лет, могут досрочно уйти на заслуженный отдых. Год работы это один год стажа, в сельской местности ...

Чем грозит фиктивная прописка в квартире?

Дискуссии по поводу института регистрации в Российской Федерации ведутся ещё со времени его внедрения вместо прописки. Многие считают такое положение вещей нарушением свобод граждан. Существует и противоположное мнение, которое заключается ...

Производственная характеристика для МСЭ правила заполнения

Что представляет собой производственная характеристика Все виды производственных характеристик относятся к документам, составляемым по образцу. Они являют собой документ, дающий краткую характеристику подателю, здесь очерчены деловые качества, продвижения по карьерной ...

Чем грозит временная прописка собственнику плюсы и минусы

Прописка необходима каждому человеку, так как она подтверждает ваше место жительства. Она необходима для разных операций с законом, в судебных делах, оформлении объектов имущества. Давайте рассмотрим подробней для чего нужна ...

Как составляется исковое заявление о восстановлении в родительских правах?

Вернуть ребенка в семью, как показывает практика, крайне непросто. Полный возврат осуществляется редко, иногда по причине не полного перечня документов, которые нужно было предоставить суду для анализа. Чтобы избежать проблем ...

Как оформить в собственность квартиру в новостройке?

Заключая договор с застройщиком, и делая первый взнос за квадратные метры жилой площади в новостройке, вы еще не становитесь ее собственником. Приобретение квартиры в новом доме представляется более безопасной сделкой, ...

Федеральный закон о прокуратуре РФ

Федеральный закон о прокуратуре Российской Федерации структура, общие положение, комментарии по разделам и статьям. Возможность закон о прокуратуре РФ в последней редакции совершенно бесплатно и просто. Прокуратура РФ представляет собой ...

Приемка квартиры у застройщика поэтапный процесс

Пакет документов для приёмки квартиры у застройщика Перед тем как подписать акт по приему-передаче жилья нужно выяснить два важных момента: наличие у застройщика документации, подтверждающей факт принятия домостроения государственной комиссией; ...

Возможна ли досрочная пенсия по старости при сокращении штата?

Во время действующего экономического кризиса некоторые предприятия закрываются, а многие вынуждены уменьшать объёмы производства и сокращать численность персонала. В число освобождаемых сотрудников могут попасть и лица предпенсионного возраста. Устроиться на ...

Как получить материнский капитал, в том числе при рождении двойни

Материнский капитал предусмотрен государством в целях поддержки семей граждан РФ и увеличения рождаемости. Ежегодно сумма государственной помощи индексируется в связи с инфляцией и социальными изменениями в стране. Кому положена выплата ...

Перевозка ребенка на переднем сиденье советы по перевозке

Безопасность каждого маленького пассажира должна стоять на первом месте, особенно, если он является пассажиром в любом транспортном средстве. Для этого следует соблюдать меры предосторожности, а также специальные правила перевозки детей ...

Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru