Трудовая книжка официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Заполнение её требует от кадровика значительно большей бдительности и внимания, чем регистрация любого иного акта.
Нормативные акты
Работа с трудовыми книжками регламентирована тремя нормативными актами:
- Статья 66 ТК РФ оповещает, что в документе желательно регистрировать все исходные данные о сотруднике, переводах на иную службу, уходе с непременным предписанием моментов прекращения трудового договора. В книжке обозначается вся информация начиная с учебы, и заканчивая всеми трудовыми вознаграждениями. Если рабочий пожелает то заносятся исходные данные о работе по совместительству.
- Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»:
- Вид трудовой книжки, вид вкладыша.
- Советы по ее заполнению и ведению.
- Трудовые книжки нового формата начали использовать с 1 января 2004 года. Экземпляры старого образца у рабочих возврату и обмену не подлежат и считаются действительными.
- Постановление Министерства труда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по ведению трудовых книжек»:
- Советы по верному ведению записей согласно с приложением № 1.
- Вид приходно-расходной книги по учёту бланков и вкладыша (Приложение № 2).
- Вид книги учёта движения документов (Приложение № 3).
Заполнение титульного листа
Вся информация о сотруднике фиксируется сразу на титульном листе, и записывается последующим способом:
- Фамилия, имя, отчество целиком. Никакие сокращения в этом случае недопустимы. Год рождения.
- Полная запись об образовании без сокращений.
- Профессия или специальность, которая была получена в период обучения.
План действий:
- Имя. Должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов.
- Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
- Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании.
- Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
- Дата заполнения. Фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
- Подпись владельца книжки. Расписывается сам трудоустраивающийся.
- Подпись сотрудника. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
- Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.
После всех внесённых данных о сотруднике обязательно специалистом отдела кадров указывается число заполнения. Затем наёмный рабочий собственной подписью на титульном листе её удостоверяет.
Первую страницу необходимо подписать лицом, отвечающим за управление и выдачу книжек, после фиксируется печать компании. Нередко при внесении данных допускаются опечатки в фамилии имени или отчестве сотрудника. Что делать если ошибка имеет место быть? Тогда выносится исправление за подписью и печатью рядом с исправленным местом.
Введение данных об основной работе
- Название фирмы. Записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
- Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е., к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.
- Дата. Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.
- Запись об оформлении на работу. Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.
- Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки. Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.
Работа по совместительству
- В трудовом подряде с человеком, который работает как на основной работе, так, и по совместительству следует обозначить, что эта служба для него и будет совмещением. И работа осуществляется в свободное время от ведущей работы.
- Кадровик вписывает последовательный номер записи и дату приёма по совместительству. Эти данные записываются за надписью об основной работе.
- По должности, по совместительству, надлежит обязательно обозначить подразделение. И непременно вписывается запись что, предоставленная работа для него числится совмещением. В качестве причины для фиксации такой записи считается приказ о приёме на дополнительную должность.
- Если человек функционирует на двух фирмах, но в различных организациях, то ему требуется взять копию приказа о приёме со второго места работы и принести кадровику для внесения необходимых записей. Справку о деятельности по совместительству желательно беречь в книжке и показывать при надобности.
Передвижение на иное место работы или смена должности
Сотрудника повышают в должности, это документально оформляется. Изначально создаётся приказ, где обозначена причина повышения и сама должность.
Но при этом стоит помнить, так как у сотрудника он меняется, соответственно и меняются его должностные обязанности. В связи с этим руководитель заключает с работником новое трудовое соглашение, где обозначены его обязанности. Все перемены фиксируются в документе.
Увольнение
По окончании трудового контракта тоже вносится в книжку запись. Конечно, обозначается последовательный номер, причина увольнения какой бы она ни была и причина. Основой появляется указ ил выписка из приказа, по какой причине увольняют работника.
План действий:
- Порядковый номер.
- Дата. Указывается дата заключительного рабочего дня, цифры должны быть арабскими.
- Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК.
- Основание. В последней графе вписываются данные того документа, на основании которого произошло увольнение.
- Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.
Исправления
В документе разрешено регистрировать перемены и дополнения:
- Записываем перемены в раздел «сведения о работнике». Любые поправки, которые затрагивают имя, отчество и фамилию рабочего учтены пунктом 2.3 руководство по ведению трудовых книжек. Для введения перемен следует предъявить мотив, которым считаются все нужные документы, удостоверение о поправке фамилии, имени или отчества. Поправки вписываются на титульный лист. Запись, подлежащая корректированию, зачёркивается одной линией, а поверху вносится новое сведение. Потом вводится роспись кадровика и ставится печать компании.
- Поправления анкетно-биографических данных:
- Если при исходном введении данных кадровиком была внесена погрешность, то бланк ликвидируется и берётся новый документ. При ликвидировании первого экземпляра составляется акт о списании уничтожении испорченных бланков.
- Когда была допущена погрешность, то в предоставленном случае поправки записываются в соответствии с едиными предписаниями. Как уже говорилось ранее, ошибочная запись зачёркивается маленькой линией. Сверху записывается последняя запись. Впоследствии ставится автограф кадровика и, несомненно, печать организации.
- Перемены в сведениях об образовании, специальности, квалификации. На время своего нахождения на предприятии сотрудник может приобрести дополнительное образование, выучиться новой профессии.
Сроки оформления
В согласовании со статьёй 66 ТК РФ, директор организации обязуется организовывать руководство и сохранение документов своего персонала, функционирующего на этом предприятии более пяти дней. Это если участок работы значится главным. Таким образом, когда записывали информацию в бланк на сотрудника в первый раз, то кадровик заводит новый документ не позже 7 дней со дня принятия на работу.
Если информация о деятельности персонала не вписана в книжку до завершения пятидневного срока, и в этот момент работник написал заявление на увольнение, отработав менее обозначенного срока, то со стороны отдела кадров это не правонарушение. Если запись сделана, и рабочий захотел уволиться через пять дней, то — это тоже не будет ошибкой. Так как п.10 Правила сообщают, что рекомендуется писать любое сообщение о человеке как приём на работу, так и увольнение.
Таким образом, если разобраться что заполнение трудовой книжки, на первый взгляд, может показаться весьма лёгкой работой. Однако, заполнение требует большой внимательности и необходимого багажа знаний.
Для того чтобы, из общего трудового стажа из-за неосведомлённости кадровика, не исчезли рабочие периоды, периодически просите копию своей трудовой, чтобы просмотреть внесённые данные, и если обнаружена ошибка, то её можно по горячим следам, сразу же исправить. Осуществляя такой контроль, вы будете уверены с правильности занесения периодов работы.